Negli ultimi anni, la trasformazione digitale è stata un importante punto della strategia di molte aziende. Queste ultime hanno pianificato e, lentamente, hanno iniziato a implementare le piattaforme e i servizi necessari per trasformare digitalmente i loro processi aziendali.

La pandemia di Covid-19 ha accelerato gli sforzi fatti per la trasformazione digitale di molte aziende, soprattutto a causa dell’impennata dell’utilizzo di Internet e del fatto che molti loro clienti preferiscano oggi utilizzare i canali digitali.

Una delle parti essenziali di un’efficace strategia di trasformazione digitale è l’implementazione di un sistema di gestione documentale (DMS). Ciò offre alle aziende una serie di vantaggi, tra cui il risparmio di tempo e l’efficienza dei processi aziendali.

Tra le varie tecnologie innovative nate negli ultimi anni, la blockchain sembrerebbe essere quella che promette di migliorare significativamente i sistemi di gestione documentale. Mantenendo i vantaggi tradizionali della digitalizzazione, la blockchain li valorizza ulteriormente, rendendo l’archiviazione e la gestione dei documenti ancora più sicura.

Ma come può nel concreto la blockchain migliorare i sistemi di gestione documentale? In questo post esamineremo questa domanda in modo più dettagliato.

Cos’è la Blockchain?

Il modo migliore per capire la blockchain è pensarla come un database. Un tipico database memorizza i dati in tabelle che rendono facile per gli utenti interrogare i dati e trovare le informazioni che stanno cercando.

La differenza significativa tra un database tipico e una blockchain è il modo in cui i dati sono archiviati e strutturati. A differenza di un database tradizionale, i dati in una blockchain sono archiviati in gruppi o blocchi.

Ogni volta che viene effettuato un nuovo inserimento di dati, viene scritto nel blocco e una volta che il blocco è pieno, viene concatenato al blocco precedente. È per questo motivo che è nota come “blockchain”. Quando vengono immessi nuovi dati, vengono scritti in un nuovo blocco fino a quando quel blocco non è pieno e quindi concatenato alla blockchain esistente. Questo ciclo continua quindi per tutti i dati in futuro.

Il vantaggio della tecnologia blockchain è che crea un timestamp esatto ogni volta che i dati vengono inseriti nella blockchain. Di conseguenza, le voci dei dati vengono fissate nel tempo e non possono essere modificate. Si può quindi quasi pensarla come un muro di mattoni in cui ogni mattone inserito è diverso dall’altro in quanto vi viene apposta una nuova scritta. Una volta cementato sopra un nuovo mattone, quella scritta è fissa e non può essere modificata.

Ciò fornisce una migliore trasparenza e la natura distribuita della blockchain la rende meno vulnerabile alle minacce alla sicurezza. In effetti, ad oggi non si sono ancora mai verificati casi in cui la sicurezza di una blockchain sia stata violata.

Perché la gestione dei documenti è importante??

Come accennato in precedenza, la gestione dei documenti digitali svolge un ruolo fondamentale negli sforzi di trasformazione digitale di qualsiasi azienda. Questo semplicemente perché mantenere un sistema di archiviazione efficiente può essere difficile quando vengono utilizzati documenti fisici.

Spesso le aziende hanno bisogno di strutture di archiviazione fuori sede per archiviare e gestire i propri documenti e per le piccole imprese, i documenti cartacei possono diventare difficili da gestire. Quindi, passare dalla carta a un sistema di gestione documentale digitale, rende l’intero processo più efficiente e snello.

Alcuni dei vantaggi di un sistema di gestione dei documenti sono:

• Risparmia spazio. Nel tempo, i documenti cartacei possono occupare molto spazio. Al contrario, le aziende possono archiviare migliaia di pagine per gigabyte di spazio di archiviazione.
• È sicuro. Per proteggere i file cartacei, spesso è necessario archiviarli fuori sede e disporre di un backup di ogni file disponibile. Ciò raddoppia la quantità di spazio di archiviazione necessaria ed è sicuramente poco pratico. Al contrario, i file digitali possono essere conservati in un archivio sicuro, come ad esempio quelli forniti dai provider di cloud storage.
• Fa risparmiare denaro. Non solo riduce i costi derivanti dall’archiviazione, ma riduce anche i costi di copia, scansione, posta e servizi di spedizione.
• Fa risparmiare tempo. Quando le aziende salvano copie digitali dei loro documenti, è molto più facile per loro trovare i documenti di cui hanno bisogno quando ne hanno bisogno. Al contrario, le copie cartacee richiedono ricerche approfondite in centinaia di file solo per trovare un’informazione.
• È facilmente accessibile. Quando i documenti sono archiviati elettronicamente, chiunque può accedervi da qualsiasi luogo.

Come la Blockchain può essere usata nella gestione documentale?

Ora, la domanda è: come può la blockchain migliorare la gestione dei documenti? Alcuni esempi di ambiti in cui  la blockchain può essere utilizzata da un’azienda per migliorare il proprio sistema di gestione dei documenti includono:

• Conservazione. Utilizzare la tecnologia blockchain in un sistema di gestione dei documenti consente alle aziende di archiviare e proteggere i propri dati e documenti in modo immutabile. Ciò garantisce che i documenti non possano essere manomessi e che ogni azione intrapresa su un documento, dalla sua origine fino all’accesso al documento e alla modifica dello stesso, sia tracciabile. Questo, in definitiva, assicura che le aziende garantiscano che i loro documenti nel sistema di gestione dei documenti siano al sicuro.
• Condivisione. La condivisione di documenti è uno dei principali modi in cui i documenti vengono utilizzati per scopi aziendali. Ad esempio, i documenti vengono condivisi tramite e-mail o concedendo a determinati dipendenti l’accesso all’archiviazione centrale per la collaborazione. Utilizzando la tecnologia blockchain nel sistema di gestione dei documenti, le aziende possono eliminare il rischio di corruzione dei dati o accesso non autorizzato, pur garantendo standard di sicurezza e affidabilità nello scambio o nella condivisione di documenti.
• Monitoraggio. Questa è una parte vitale di un efficace sistema di gestione dei documenti. Quando si utilizza la tecnologia blockchain, qualsiasi azione eseguita dagli utenti all’interno del sistema, come la creazione, l’alterazione, la firma, la consegna e la ricezione di documenti può essere tracciata e certificata.
• Scansione. La tecnologia blockchain consente alle aziende di certificare l’affidabilità di qualsiasi documento cartaceo durante il processo di scansione. E’ inoltre possibile generare un codice QR adesivo fisico per certificare la conformità alla versione digitalizzata del documento registrato sulla blockchain.
• Stampa. La stampa di documenti è parte integrante delle operazioni di qualsiasi azienda. Quest’ultima deve stampare tutto, da fatture, a preventivi e contatti. La tecnologia blockchain consente alle aziende di garantire l’affidabilità e l’autenticità dei documenti stampati inserendo uno speciale codice QR durante la stampa. Tale codice consente di aggiungere un collegamento alla versione digitale del file originale, garantendo così l’autenticità del documento stampato.
• Firme elettroniche. La tecnologia blockchain consente alle aziende di integrare funzionalità avanzate di firma di documenti crittografati nei propri documenti. Ciò rende l’accettazione di contratti, offerte o fatture semplice, affidabile e legalmente verificabile. Questo, in definitiva, riduce il rischio di controversie ed elimina errori e problemi di sicurezza.

In definitiva, quando si utilizza la tecnologia blockchain in un sistema di gestione dei documenti, essa offre gli stessi vantaggi di un sistema di gestione dei documenti tradizionale, migliorandoli però sotto diversi aspetti.

Per menzionarne uno, garantisce che tutti i documenti in un sistema di gestione dei documenti siano conformi al GDPR e ad altre normative e normative sulla privacy e rispetta la riservatezza di tutte le informazioni contenute nei documenti.

Riduce inoltre il rischio di errori, accessi non autorizzati e controversie, consentendo alle aziende di tenere traccia di ogni azione su un contratto. In sintesi la blockchain garantisce una migliore protezione dei dati, rendendo la gestione dei documenti più efficiente e snella.

Conclusioni

Per qualsiasi azienda che desideri implementare una strategia di trasformazione digitale, è essenziale implementare un sistema di gestione documentale. Quest’ultimo fa risparmiare tempo, denaro e rende l’azienda più efficiente poiché tutte le informazioni e i documenti sono disponibili istantaneamente e in modo sicuro.

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