La gestione documentale costituisce uno degli aspetti più pervasivi e strategici nell’ambito dei processi di organizzazione aziendale, coinvolgendo tipicamente non solo l’intera organizzazione, ma anche gli interlocutori esterni coinvolti nei processi di generazione, scambio e trattamento dei documenti e in generale delle informazioni.

Gli ultimi anni avevano già visto le imprese italiane avviarsi in maniera convinta verso processi di digitalizzazione, innanzitutto per garantire migliori performance operative, ma anche per questioni di sicurezza, di compliance normativa, e di rispetto dei temi dell’ecosostenibilità. Anche l’indagine “Printing Trends in SMB and Enterprise” condotta nel 2017 rispetto al rapporto tra le aziende americane, inglesi e tedesche e i sistemi di gestione documentale ha rilevato una considerevole quota di mercato disponibile a sostenere investimenti dedicati, e nello specifico una crescente propensione verso questo tipo di tecnologie da parte delle organizzazioni con almeno 50 dipendenti.

Gli effetti del Covid-19 sulla gestione documentale

I recenti accadimenti legati all’epidemia del Covid-19 stanno ora accelerando enormemente questo fenomeno, avendo reso ineludibile ormai il passaggio a modelli decentralizzati di gestione documentale anche per piccole aziende e studi professionali, finora rimasti meno coinvolti dai fenomeni di dematerializzazione dei contenuti.

D’altronde è chiaro ormai come un archivio documentale organizzato in chiave strategica e protocolli di trattamento e conservazione correttamente definiti rappresentino fattori di efficienza e di competitività imprescindibili per qualsiasi organizzazione, specialmente in un periodo come quello del recente lockdown in cui il distanziamento forzato ha imposto giocoforza – e con tempistiche eccezionali – l’attivazione di modalità di “smart working” e di attività lavorative da remoto, con conseguenze spesso traumatiche per le realtà meno predisposte a questo tipo di gestione organizzativa.

La tecnologia naturalmente si sta dimostrando sempre più protagonista nel dare spinta propulsiva alla transizione in atto, rendendo disponibili al mondo delle imprese e della pubblica amministrazione modelli decentralizzati, applicazioni di intelligenza artificiale, sistemi 5G e dispositivi di IoT sempre più diffusi, sicuri e performanti. Inoltre, l’integrazione di queste innovazioni sta dando forma a frameworks tecnologici via via più evoluti, in grado di efficientare in modo davvero radicale i modelli di gestione aziendale e ad ottimizzare così le performance di produzione in una misura difficilmente pronosticabile fino a pochi anni fa.

La gestione documentale secondo Mangrovia

Nell’ambito della gestione documentale, ad esempio, la startup di Milano Mangrovia Blockchain Solutions ha recentemente sviluppato una soluzione che va ben oltre i tradizionali DMS (Document Management System), e che mette a disposizione di PMI e grandi aziende un vero e proprio data hub di strumenti usabili ed integrati, in grado di abilitare una gestione di documenti e dati aziendali totalmente intuitiva, certificata, sicura e affidabile, e di sfruttare così al meglio le potenzialità offerte da un utilizzo evoluto delle tecnologie blockchain, IoT e machine-learning.

Il framework PaPeers consente infatti non solo di abilitare – in modalità cloud, ibrida o on-premise – le funzionalità tipiche dei sistemi di gestione documentale (generazione, conservazione, gestione workflow, protocollazione, reperimento, firma, scambio, etc…) garantendo standard massimi di affidabilità e di sicurezza delle informazioni trattate grazie alla blockchain, ma favorisce al tempo stesso l’applicazione pervasiva di tali standard a tutti i flussi di dati in cui l’azienda è coinvolta, integrandosi con i principali sistemi accreditati di autenticazione e di firma elettronica, e con qualsiasi applicativo web in uso presso l’azienda attraverso un set di Rest-APIs completo ed efficiente.

Le potenzialità offerte da questo modello di gestione dei dati e dei documenti sono facilmente intuibili: garanzia di affidabilità su qualsiasi informazione in entrata e in uscita, certificazione di tutte le identità operanti nell’ecosistema di gestione e di scambio documentale, massima sicurezza nella conservazione dei dati, processi più efficienti e auto-apprendenti di reperimento e classificazione delle informazioni, tracciamento certo delle azioni compiute su dati e documenti, semplice integrazione di applicativi eterogenei all’interno di workflow monitorabili, abilitazione granulare di permessi e abilitazioni all’accesso, e molto altro ancora.

Mangrovia Blockchain Solutions è tra i leaders italiani nello sviluppo e integrazione di soluzioni di tecnologia distribuita, con soluzioni proprietarie nell’ambito del fintech, dell’energy, del ticketing e della supply-chain, e riconoscimenti di primo piano a livello europeo.

Per maggiori informazioni sul data-hub PaPeers e sugli altri progetti di Mangrovia Blockchain Solutions, contattare info@mangrovia.solutions