L’Italia che ha ottenuto il primato europeo per la fatturazione elettronica, resta al palo per molti dei processi di digitalizzazione che negli altri paesi sono già scontati.  Da noi, per esempio,   serve completare l’ultimo tassello per la digitalizzazione del ciclo dell’ordine, quello della fase di consegna, che è ancora bloccata: oggi solamente il 34% delle imprese italiane emette “Documenti di Trasporto” digitali e solo una su quattro li riceve. Tra i processi amministrativo-contabili delle imprese, le attività interne sono le più digitalizzate, anche se il livello raggiunto non è ancora soddisfacente: il 65% delle imprese possiede un software gestionale ERP, il 60% certificati di firma informatica, il 53% software di conservazione digitale e sempre il 53% software per la gestione elettronica documentale. Ma a spingere verso il basso la digitalizzazione sono le PMI che registrano una diffusione di mediamente 24 punti percentuali in meno delle grandi imprese.

Sono alcuni risultati della ricerca dell’Osservatorio Digital B2b della School of Management del Politecnico di Milano* presentata  al convegno “Digital B2b: chi si ferma è perduto!”.

“La digitalizzazione nel B2b è un processo lento e complesso: a causa di differenti livelli di dotazione tecnologica tra le imprese, standard di filiera eterogenei e bisogni diversi da settore a settore, l’Italia non ha ancora raggiunto una piena maturità digitale – spiega Riccardo Mangiaracina, Responsabile Scientifico dell’Osservatorio Digital B2b -. A livello normativo, dopo l’obbligo di fatturazione elettronica, gli enti governativi faticano a trovare un nuovo innesco per proseguire la trasformazione digitale. Le imprese che durante la pandemia avevano introdotto nuovi strumenti digitali ora hanno difficoltà a inserirli in una logica strategica e integrata. A questo punto, è fondamentale non fermarsi e tracciare un percorso di evoluzione sinergico tra istituzioni e imprese”.

Le tecnologie dell’eCommerce B2b – Tra le diverse tecnologie che abilitano l’integrazione tra aziende, nel 2022 23.700 imprese italiane utilizzano l’EDI (Electronic Data Interchange, sistemi interscambio dati in formato elettronico strutturato attraverso un canale informatico che automatizza la gestione diretta dei documenti commerciali e amministrativi), il 13% in più rispetto al 2021, per 135 milioni di documenti scambiati (+2%), tra ordini, conferme d’ordine, avvisi di spedizione e fatture.

Il 17% delle imprese italiane possiede un Portale B2b per connettersi con i propri partner di filiera e scambiare tutti i principali documenti del ciclo dell’ordine. Da semplici repository, questi portali stanno diventando dei veri e propri hub in cui far confluire tutti i documenti del ciclo esecutivo, indipendentemente dal canale su cui questi sono scambiati. L’11% delle imprese adotta piattaforme B2b, che permettono di integrare in maniera flessibile in un’unica interfaccia diversi moduli e servizi esterni (come suite di gestione documentale o collegamento con piattaforme di eCommerce esterne).

Tecnologie digitali per la vendita

Tra le tecnologie digitali per la vendita, invece, il 6% delle imprese utilizza Marketplace B2b, che nel 2022 hanno aumentato del 33% il transato. Sono utilizzati principalmente per vendere prodotti, ma anche come vetrina dell’offerta. Il 18% delle imprese ha un sito proprio B2b su cui i clienti possono visionare o acquistare prodotti o servizi. Secondo l’Osservatorio esistono tre approcci per l’utilizzo di tecnologie di vendita in ambito B2b: gli “infanti”, con semplici vetrine o punti di raccolta di richieste d’ordine, attivati in situazioni di emergenza o di adeguamento all’offerta dei competitor; sul lato apposto gli “adulti”, con veri e propri hub di servizi in grado di coprire tutte le fasi del ciclo esecutivo, dall’emissione dell’ordine al relativo pagamento, integrando servizi avanzati di reportistica e visualizzazione dei prodotti tramite realtà virtuale; in fase intermedia gli “adolescenti”, consapevoli dell’importanza dei nuovi canali, ma ancora arretrati sul fronte organizzativo e tecnologico.

I documenti di trasporto

I Documenti di Trasporto – Ad oggi solamente il 34% delle imprese italiane emette Documenti di Trasporto digitali e una su quattro li riceve. È possibile digitalizzare anche il CMR, la lettera di vettura internazionale utilizzata a livello comunitario per il trasporto a titolo oneroso di merci su strada a mezzo di veicoli, ma attualmente lo fa solamente l’8% delle imprese italiane.

Le complessità da affrontare per digitalizzare il processo di consegna sono diverse: molti attori da allineare rispetto a standard e procedure, diverse fasi da tenere sotto controllo e molteplici documenti da gestire. Ma più il processo è digitalizzato, maggiori sono i livelli di efficienza ed efficacia raggiungibili: i vantaggi sono riduzione del tempo di ricerca e consultazione dei documenti (secondo l’80% degli operatori logistici, trasportatori e committenti), la possibilità di avere accesso alle informazioni in tempo reale (73%) e l’aumento della sostenibilità (60%). Servono però strumenti tecnologici adeguati, attenzione alla relazione con i traportatori e i partner di business (ad esempio fornendo ricompense per quelli più virtuosi), corsi di formazione per il personale e una comunicazione del cambiamento incentrata sui benefici.

“La diffusione della digitalizzazione dei documenti di trasporto è ancora ferma al palo, in parte per la sua complessità e in parte per la focalizzazione delle imprese principalmente alla compliance e agli obblighi che si sono susseguiti negli ultimi anni – osserva Riccardo Mangiaracina -. I tempi sono maturi per ipotizzare un obbligo di digitalizzazione dei Documenti di Trasporto sul territorio nazionale che snellirebbe ulteriormente le attività amministrativo-contabili delle imprese”.

Firma informatica e conservazione digitale – Nella digitalizzazione dei processi interni, aumentano la diffusione delle firme informatiche, utilizzate ormai da quasi la metà delle imprese italiane per firmare contratti e fatture elettroniche. Sono oltre 29 milioni i certificati di firma attivi rilasciati ad aziende e privati, +0,4% rispetto al 2021 e +33% rispetto al pre-pandemia, e aumentano gli utilizzi effettivi (si contano 5,81 miliardi di firme nel 2022 contro le 4,82 del 2021). La firma informatica è uno dei servizi fiduciari normati in eIDAS insieme a sigilli elettronici, servizi di recapito certificato, time stamping e certificati di autenticazione (TLS) per siti web. La sinergia tra questi servizi è sempre più forte: si contano 225 fornitori qualificati di servizi fiduciari (QTSP) in Europa, di cui 20 in Italia, terzo Paese dietro a Spagna (48 QTSP) e Francia (29). La conservazione digitale di documenti informatici ha subito importanti modifiche a seguito delle nuove linee guida AgID applicabili dal 1°gennaio 2022, che prevedono per le imprese, tra le altre cose, la redazione di un manuale di conservazione e la nomina di un responsabile della conservazione. A maggio 2023, 62 soggetti sono iscritti al nuovo marketplace AgID (una vetrina dove PA e privati possono individuare i fornitori di servizi di conservazione), di cui il 90% provider di servizi, il 5% società inhouse regionali, il 3% regioni e il restante 2% consorzi.

La fatturazione elettronica in Europa – L’Italia ha un primato in Europa con l’introduzione di un sistema di fatturazione elettronica generalizzata. Altri due Paesi dell’EU27, Francia e Polonia, si sono già mossi per introdurlo. Questi Paesi potranno mantenere il sistema attuale nelle transazioni domestiche, garantendo piena interoperabilità entro il 2028, secondo la proposta di Direttiva “VAT in the Digital Age”, che prevede l’introduzione a partire dal 2028 di un sistema di fatturazione elettronica obbligatorio per le transazioni intra-UE – preferito rispetto all’utilizzo di un sistema di reporting di dati, simile al nostro spesometro – utilizzando come unico formato quello europeo (UBL e CII). I Paesi che non si sono ancora mossi nella direzione di un obbligo B2b (11 Paesi dell’EU27 hanno un obbligo totale B2g, 8 Paesi hanno un obbligo parziale B2g e 8 Paesi hanno una situazione di sostanziale volontarietà), invece, dovranno introdurre da subito il sistema unico europeo. Tale proposta, ancora in discussione, dovrà essere approvata all’unanimità da tutti gli Stati membri. Se la proposta passerà, sarà necessaria una modifica della Direttiva IVA per poter introdurre il sistema. La situazione è comunque ancora molto fluida, motivo per cui dall’Osservatorio Digital B2b è stato lanciato l’International Observatory on Electronic Invoicing proprio con l’obiettivo di monitorare la situazione e provare a influenzare le prossime decisioni. L.G.